会议1小时变3小时?年轻主管何以未能好好引领下属?沟通必学4F章法!

导师作者:蓝婷.活得精彩创办人.国际认证专业形象顾问(AICI CIP) 资历超过十年资深专业导师.国际形象专业执行高级教练.企业培训导师.跨媒体导师及写作人|擅长助你快速提升视觉优势、社交礼素、说话能量、表达力量

客户中有些年轻主管,他自觉虽然是主管,却总觉得领导形象力不够,未能好好地带引下属,特别是开会讨论问题的时候,大家就是你一言他一语,说来说去都未着边际,未真正就问题而提出解决方案。沟通方面总花很多时间却不见得有效;换言之就是浪费时间却未解决问题。

最近有朋友装修他的写字楼,当中发现了效果不似预期。于是提出来研究怎么处理。他本意是寻求解决的方案,当中参与的共事者,有人在发表这样不应该,那样不应该⋯⋯有人在吐苦水说应该是材料的问题,已经尽量做的……对话中,都是大放问题引起的情绪性说话,多过在问题本质上思考解决方案。

身边常听到有些朋友说开会总是要花好几个小时,开会开到“不耐烦”。原因?其实很多人在讨论事情的时候,总是被感觉牵动情绪,被情绪反应带着自己行事,即是说话反应及思考,都是感性抒发感受,将情绪宣泄出来,却不是说问题重点,不是针对性提出解决方案。这一种的应对沟通,如果不受控,不好好“导引”,会造成“传染”,与会者可能被感染,就会同样发挥同样情绪态度来表达。这种气氛就会造成障碍,阻延了事情推进的进度,或改善的效率。于是,本来一小时可以讲完的内容及说话,却用了三小时来结束!

在职场,工作上遇有问题简直是家常便饭般平常,是基本生活的常态。不过本来可以简单解决的事情,却会变成简单复杂化。归根究底就是处理方法;当中,总是“表达对话”方面,不少人的行事模式就是没有抓到根源重点,心想到什么就讲,无章法,只会乱作一团!

想起佛陀说的一个故事:话说有一个人中了毒箭,非常痛苦,却固执说先要清楚一些问题,问医生是谁?叫什么名字?住在哪里?有什么学历经验?身上中的箭是用什么造的?箭弦是用什么制成?箭羽是什么鸟毛?箭的毒性如何?怎样才算是中毒,是否一定会死?中毒而死的人会怎样?痊愈之后又会怎样?……可怜这个身中毒箭的人,没有处理问题的根本,非得要考虑其他无关痛痒的事不可,到他让医生拔箭疗毒,已毒发身亡了。就等于有问题出现,旁边的人不是先处理问题的根本,而是说很多不关痛痒的事;帮不了忙甚至更糟糕。

一般人遇到问题,可能马上就有情绪反应;如果作为主管要处理,想做到高效,就要比一般人更有“章法”。以章法导引,以经验决策,主管有必要也有责任作出导引及管控,否则就浪费时间又得不到好效果。主管带领沟通表达,要注意好几个章法,那就不会浪费自己及别人时间:

1.   聆听各方的说法,让别人“有话尽管说”;是真实要听要知的过程,务必要让对方讲完,不要听到某个点或中途回应;也是对对方的尊重;

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2.   说完了,情绪宣泄了,就引导大家结束在问题上的兜转;以4F章法导引,梳理表达,懂得什么是Fact事实,什么是Findings发现(现状及问题根本),什么是Feeling感受,什么是Future,即是下一步即将要做什么。导引大家说话层次,避免心随境转,避免因思绪纷乱的想到什么就说什么。因为这随便说,肯定变成传染播送,于事无益;

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3.   梳理过,再以 FACT 章法导引解决,根据Fact事实,到协商 Action 行动,加强处理上的 Concern 考虑,分配 Task 任务;

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4.   主管的态度是面对问题及接受,包容犯了错失,寻找解决方法而不是只追究责任。

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有些人平时可能少说话,当真的说起话来,就说个不停,更可能忽略了聆听。表达,要有章有法地梳理,才可发挥高效。

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