生活工作總會不似預期?讓自己擔任「問題解決師」!從兩方面入手!

導師作者:藍婷.活得精彩創辦人.國際認證專業形象顧問(AICI CIP) 資歷超過十年資深專業導師.國際形象專業執行高級教練.企業培訓導師.跨媒體導師及寫作人|擅長助你快速提升視覺優勢、社交禮素、說話能量、表達力量!

最近完成了一個為期兩個多月的空間形象大翻新工程項目,引申到一些關鍵重點,值得同大家分享。聽過好些朋友都說到當要做室內的裝修裝置,往往出現不似預期,或許是期盼高了,或許是事實真的出現了失誤,因而對結果不滿意。

如果有需要為商務環境或家居做裝修,或重新布局空間形象,有兩大重點值得注意,也值得在此提出分享,希望可以減少以後「不似預期」的結果;同時,這也是生活及工作場境中應該常備的處理心法。如果碰到問題,如何化問題為解決動力,常提醒自己,你是自己的「問題解決師」,不要老在問題上爭議、嘮叨、打轉,講了幾次幾十次都是在說問題的來龍去脈或感情宣洩,就永遠原地打轉。此路不通就找別的路,退而求其次都是解決問題方式,而不是停在問題中爭議。

  (圖片由作者提供)

凡是要完成一個項目,往往牽涉不同的參與者。以以上的形象工程項目為例,要注意的包括:一是意向,二是溝通。第一點意向,是建議大家先盤算一下自已心中所要的意向,例如要確定性質、功能、色彩。釐清意向,例如你想這個環境表現的是色彩繽紛,讓人充滿喜悅?但是色彩繽紛的呈現也有好多選擇,意向是需要風景意識的色彩?還是利用色彩圖案?是要用科技以投射風景動畫或視頻?還是要請牆壁藝術畫師來添畫?又抑或需要裝置藝術?以色彩掛件來表達?如是種種,就是因意向而引申的表達手法,有了意向做基礎,再與不同的專業合作夥伴們討論,算下去當然包括造價、現實環境條件、限制,及技術上的可行性。這個意向是自己應有的備案及責任,之後加上專業夥伴的執行,才可把自己的預期以更精準方式實行出來。

無論是自己動手親自做,或請設計師幫忙,有個人意願做基礎,接下來會更容易銷定做法及對添置的材料有更高的確定性。

(圖片由作者提供)

第二點是溝通,如果需要設計師或裝修師傅執行項目,所有的風格、尺寸、擺放、技術銜接、材質、造價等等,愈細緻愈細節化的表達及溝通是非常重要的。不要「以為」自己說了就等於對方完全理解或掌握你的想法,你有可能說的是自己聽得明白的表達,別人未必完全明解或有誤解都不是即時發現;也有可能是你「以為」不用多說而對方可以專業認知來幫你完成,事實卻可能需要自己多行幾步,才避免有錯有漏。當然,如果合作多了又有默契的關係,可能會較易互相理解對方需要而更順暢。畢竟都是要視乎你的預期,與實際是否相乎或接近;想減少預期及實際的落差,自己要事事跟足跟貼,及表達說話要細緻化。例如你本來想要的材質,現實訂購了之後,施工造出來的效果是否真的如你的期盼?如果這個材質的選擇及造工,一切都是零體驗開始,這是第一次的選擇,那就更加要「試版」;試版的意思是預了訂購之後要真正造出來,哪怕是小部分,才可以看到真實的造工,或可從中發現之前沒想到的遺漏,這時還有更多機會補救。

在實際過程的體驗中,往往給了自己一個警剔,就是要相信自己愈多溝通,哪怕多說話,愈細緻化清晰愈少出錯,或是愈早制止了錯下去的累積。

(圖片由作者提供)

像購買材料,未必一定選對的;或許者真是買錯了,施工後發覺「不對辦」,那就要盡早做決定,如果是重要的、明顯的,那可能影響整體美觀的,那就要當機立斷,寧願全部重新訂購,都不要勉強用;變成用不著自的材料,可以發動一下身邊朋友,分送別人,盡能力不浪費就好。

此路不轉就轉到另一條路,此門關了就往別的門。要讓自己升級就要做「問題解決師」。

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會議1小時變3小時?年輕主管何以未能好好引領下屬?溝通必學4F章法!

導師作者:藍婷.活得精彩創辦人.國際認證專業形象顧問(AICI CIP) 資歷超過十年資深專業導師.國際形象專業執行高級教練.企業培訓導師.跨媒體導師及寫作人|擅長助你快速提升視覺優勢、社交禮素、說話能量、表達力量!

客戶中有些年輕主管,他自覺雖然是主管,卻總覺得領導形象力不夠,未能好好地帶引下屬,特別是開會討論問題的時候,大家就是你一言他一語,說來說去都未著邊際,未真正就問題而提出解決方案。溝通方面總花很多時間卻不見得有效;換言之就是浪費時間卻未解決問題。

最近有朋友裝修他的寫字樓,當中發現了效果不似預期。於是提出來研究怎麼處理。他本意是尋求解決的方案,當中參與的共事者,有人在發表這樣不應該,那樣不應該⋯⋯;有人在吐苦水說應該是材料的問題,已經盡量做的⋯⋯;對話中,都是大放問題引起的情緒性說話,多過在問題本質上思考解決方案。

身邊常聽到有些朋友說開會總是要花好幾個小時,開會開到「不耐煩」。原因?其實很多人在討論事情的時候,總是被感覺牽動情緒,被情緒反應帶著自己行事,即是說話反應及思考,都是感性抒發感受,將情緒宣洩出來,卻不是說問題重點,不是針對性提出解決方案。這一種的應對溝通,如果不受控,不好好「導引」,會造成「傳染」,與會者可能被感染,就會同樣發揮同樣情緒態度來表達。這種氣氛就會造成障礙,阻延了事情推進的進度,或改善的效率。於是,本來一小時可以講完的內容及說話,卻用了三小時來結束!

在職場,工作上遇有問題簡直是家常便飯般平常,是基本生活的常態。不過本來可以簡單解決的事情,卻會變成簡單複雜化。歸根究底就是處理方法;當中,總是「表達對話」方面,不少人的行事模式就是沒有抓到根源重點,心想到甚麼就講,無章法,只會亂作一團!

想起佛陀說的一個故事:話說有一個人中了毒箭,非常痛苦,卻固執說先要清楚一些問題,問醫生是誰?叫甚麼名字?住在哪裏?有甚麼學歷經驗?身上中的箭是用甚麼造的?箭弦是用甚麼製成?箭羽是甚麼鳥毛?箭的毒性如何?怎樣才算是中毒,是否一定會死?中毒而死的人會怎樣?痊癒之後又會怎樣?……可憐這個身中毒箭的人,沒有處理問題的根本,非得要考量其他無關痛癢的事不可,到他讓醫生拔箭療毒,已毒發身亡了。就等於有問題出現,旁邊的人不是先處理問題的根本,而是說很多不關痛癢的事;幫不了忙甚至更糟糕。

一般人遇到問題,可能馬上就有情緒反應;如果作為主管要處理,想做到高效,就要比一般人更有「章法」。以章法導引,以經驗決策,主管有必要也有責任作出導引及管控,否則就浪費時間又得不到好效果。主管帶領溝通表達,要注意好幾個章法,那就不會浪費自己及別人時間:

1.   聆聽各方的說法,讓別人「有話盡管說」;是真實要聽要知的過程,務必要讓對方講完,不要聽到某個點或中途回應;也是對對方的尊重;

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2.   說完了,情緒宣洩了,就引導大家結束在問題上的兜轉;以4F章法導引,梳理表達,懂得甚麼是Fact事實,甚麼是Findings發現(現狀及問題根本),甚麼是Feeling感受,甚麼是Future,即是下一步即將要做甚麼。導引大家說話層次,避免心隨境轉,避免因思緒紛亂的想到甚麼就說甚麼。因為這隨便說,肯定變成傳染播送,於事無益;

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3.   梳理過,再以FACT章法導引解決,根據Fact事實,到協商Action行動,加強處理上的Concern考慮,分配Task任務;

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4.   主管的態度是面對問題及接受,包容犯了錯失,尋找解決方法而不是只追究責任。

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有些人平時可能少說話,當真的說起話來,就說過不停,更可能忽略了聆聽。表達,要有章有法的梳理,才可發揮高效。

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